Jasa Presentasi – Kehadiran pandemi di tengah-tengah kita membuat banyak kebiasaan berubah. Salah satu yang paling mencolok adalah cara berkomunikasi. Pergerakan sosial kita dibatasi setelah adanya pandemi ini, sehingga memaksa kita untuk mengubah komunikasi manual menjadi serba virtual. Begitu juga dalam kegiatan perusahaan, termasuk ketika rapat. Kini, banyak perusahaan yang melakukan rapat secara online, namun banyak juga yang merasa cara online ini kurang efektif. Perhatikan beberapa hal berikut ini agar rapat online yang akan kamu lakukan dapat berjalan secara efektif.
1. Buat Agenda yang Jelas
Rapat merupakan salah satu cara perusahaan untuk melakukan komunikasi dan koordinasi dalam pekerjaan. Rapat juga memberikan kesempatan kepada tim untuk menyampaikan informasi dan strategi penting yang akan dijalankan oleh perusahaan. Meskipun demikian, banyak orang yang kurang menyukainya, karena agenda dan pembahasan yang kurang jelas dan tidak terarah. Oleh karena itu, pastikan kita telah membuat dan menyusun agenda dengan jelas sebelum melakukan rapat agar tidak banyak membuang waktu dan rapat dapat berjalan dengan efektif serta terarah.
2. Minta Semua Peserta Rapat untuk Menyalakan Kamera
Coleman mengatakan bahwa komunikasi lebih baik dilakukan secara face-to-face, bahkan ketika kita tidak bisa berada dalam satu ruangan yang sama. Komunikasi yang dilakukan secara tatap muka akan membantu kita lebih fokus pada apa yang sedang disampaikan oleh lawan bicara. Kita juga bisa memastikan bahwa lawan bicara fokus pada apa yang sedang kita sampaikan.
3. Lakukan dengan Menarik dan Penuh Perhatian
Tidak ada yang lebih membosankan dari mendengarkan seseorang yang berbicara secara terus menerus dengan pembahasan yang berputar-putar. Tidak seperti komunikasi yang dilakukan secara tatap muka, kita tidak dapat terhubung secara langsung ketika melakukan rapat online. Oleh karena itu, pastikan untuk melakukan penyampaian dengan menarik, sederhana, dan jelas. Pastikan juga untuk memperhatikan anggota rapat lainnya ketika mereka sedang berbicara sehingga kita dapat mengikuti pembahasan dengan baik, sehingga rapat dapat berjalan dengan efektif.
4. Eliminasi Gangguan
Biasanya kita melakukan rapat di ruangan khusus, namun tidak ketika melakukan rapat online. Tempat kita menjadi lebih fleksibel. Kita bisa melakukannya di rumah, di ruang tamu, kamar, atau di manapun dan dalam kondisi apapun. Padahal tidak semua orang memiliki kondisi sekitar yang tenang dan hal ini dapat menjadi distraksi ketika mengikuti rapat online. Oleh karena itu, kita perlu menghilangkan atau paling tidak meminimalisir distraksi, misalnya dengan mengunci ruangan yang kita gunakan, kemudian memberitahu anggota keluarga bahwa kita akan mengikuti rapat, serta matikan juga ponsel selama rapat online berlangsung.
5. Gunakan Fitur Engagement yang Disediakan oleh Software
Rapat online memiliki teknis yang lebih rumit dibandingkan rapat yang dilakukan secara tatap muka, misalnya ketika ingin membagikan file yang sedang dibahas dalam rapat. Solusinya adalah dengan menggunakan fitur engagement yang disediakan oleh software yang digunakan dalam rapat online untuk membagikan dokumen atau file. Kita juga bisa menggunakan fitur whiteboard untuk menjelaskan atau mencatat jika program/software yang kita gunakan memiliki fitur tersebut.
Â
Sebanyak 15% waktu dari sebuah organisasi atau perusahaan dihabiskan untuk melakukan rapat. Waktu sebanyak ini sebenarnya bisa dikurangi untuk melakukan kegiatan produktif lainnya. Salah satu caranya adalah dengan melaksanakan rapat secara efektif yang dapat dilakukan dengan beberapa tips di atas.
Jasa Presentasi adalah Perusahaan yang menyediakan Jasa Desain Presentasi & Infografis Cepat, Murah, dan Profesional. Hubungi kami di 081387760005 atau email ke hallo.jasapresentasi@gmail.com
